La Subdirección de Servicios Generales (Caja Menor), con el fin de garantizar el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor a nivel nacional, cupos y pasajes aéreos en tarifa económica, recuerda a la comunidad universitaria radicar en esta Subdirección las comunicaciones oficiales debidamente diligenciadas y avaladas por el ordenador del gasto, según sea el caso, dentro de los siguientes tiempos:
- Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos, se recomienda radicar con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación a su inicio.
- Para otras comisiones a nivel nacional con transporte terrestre, la comunicación oficial se debe radicar con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la misma.
- Para lo relacionado a salidas de campo, los tiempos establecidos en el Acuerdo del Consejo Académico No. 034 de 2015; para docentes de planta, lo establecido en el Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 2011.
Así mismo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Los viáticos y gastos de viaje (transporte, gastos para la operación del vehículo) se deben legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la salida de campo, comisión o actividad, presentando en la oficina de caja menor el cumplido para los viáticos, pasa bordos, facturas con los requisitos de ley para los gastos de viaje y en caso de aplicar, el reintegro del dinero no ejecutado. Si el pago se hizo por tesorería, se legaliza en la Subdirección Financiera.
Los docentes responsables de las salidas de campo deben avalar las facturas que soporten los gastos del vehículo asignado para su ejecución.
Se recomienda programar comisiones y salidas de campo nacionales en días hábiles, no festivos, de lunes a viernes.
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