Normatividad vigente y recomendaciones para el pago de bienes y servicios por caja menor

La Subdirección de Servicios Generales Caja Menor, en cumplimiento de la normatividad vigente, recuerda y solicita a la comunidad universitaria tener en cuenta los siguientes requisitos en las facturas, al momento de efectuar compras y avalar gastos para su legalización.

1. La FACTURA ELECTRÓNICA para responsables del IVA debe ser expedida a nombre de la UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL (razón social completa), indicando el Nit:  899.999.124-4, dirección: Calle 72 No. 11-86, ciudad: Bogotá, teléfono 3-47-11-90, indicar el No. de la Resolución y fecha de la Dian que autoriza la numeración, la cual debe estar vigente. Para los no responsables DEL IVA, obligados a expedir factura electrónica, deben cumplir los mismos requisitos.
2. Al realizar la compra de un bien o servicio gravado con el IVA, se debe presentar el RUT de la Universidad para que el proveedor expida la FACTURA ELECTRÓNICA, en caso de que se realice el pago del bien o servicio por primera vez.
3.  Las facturas o documentos equivalentes deben ser claras respecto a los valores, conceptos del gasto, sin enmendaduras.  Para efectos de crear los proveedores en el Sistema Financiero deben contener: NOMBRES COMPLETOS, DIRECCIÓN, TELÉFONO, NIT y demás requisitos de ley.  Ver artículo 617 del ESTATUTO TRIBUTARIO.
4. Anexar fotocopia del RUT mas actualizado que tenga el proveedor.
5. Las empresas obligadas a facturar ELECTRÓNICAMENTE deben cumplir con los requisitos establecidos en la Resolución de la DIAN No. 000030 del 29 de abril de 2019.
6. Las facturas y/o documentos equivalentes que se generan para la operación de los vehículos en desarrollo de las salidas de campo y otras actividades, deben cumplir los requisitos indicados, ser avaladas por el docente o servidor público responsable de su ejecución y el coordinador de transporte, para ser remitidas a Caja Menor, adjuntando debidamente diligenciado el formato de cumplido del señor conductor.
7. Las facturas de los RESPONSABLES DEL IVA que no sean expedidas a nombre de la UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL – NIT 899.999.124-4, y/o documentos equivalentes que no reúnan los requisitos, no serán aceptados para las legalizaciones.
8. De conformidad con el Decreto 0572 del 28 de mayo de 2025 se modifican las bases de rete fuente de compras y servicios a 10 y 2 UVT respectivamente:

Compras 10 UVT: $498.000

Servicios 2 UVT: $100.000

Por lo anterior se recuerda y solicita anexar a toda solicitud de bienes y servicios cotización y el RUT mas actualizado que tenga el proveedor.  Lo anterior igualmente aplica a los gastos por estos conceptos, que relicen los señores conductores en desarrollo de las salidas de campo y otras actividades academico-administrativas.

1. Ningún servidor público debe efectuar compras o pagar servicios con sus recursos.  Se debe consultar previamente y reclamar el dinero en caja menor, el cual será entregado previa verificación de disponibilidad presupuestal y clasificación del bien o servicio, según el CICP-Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal.

 NOTA 1. Antes de solicitar el suministro de bienes por caja menor, se debe verificar en ALMACÉN o SISTEMAS la posibilidad del suministro, o en la dependencia GRUPO DE INFRAESTRURA FÍSCA o Mantenimiento, con cargo al contrato respectivo. 

NOTA 2. Se sugiere efectuar las compras en LA GRAN MAZANA, PANAMERICANA o empresas donde expidan FACTURA ELECTRONICA.  Al momento de efectuar las compras por caja menor, se sugiere suministrar el correo del responsable de la compra, para el envío, debido a que están llegando facturas electrónicas a nombre de la Universidad, por gastos que no han sido previamente autorizados.

NOTA 3. Los recibos provisionales se deben legalizar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la entrega del dinero y/o finalización del evento para el cual fueron solicitados.

Se solicita tener en cuenta el Decreto 0572 del 28 de mayo de 2025, y la normatividad vigente, en especial:

Resolución No. 0593 del 30 de junio de 2022 – «Por la cual se establecen disposiciones aplicables en materia de constitución y funcionamiento de las cajas menores en la Universidad Pedagógica Nacional”.