La Subdirección de Personal, informa al personal docente ocasional, catedrático, supernumerario y demás servidores públicos que finalizan su vinculación en el segundo semestre de 2025, que el plazo único para la entrega del Formato FOR-GSS-036 – Traslado de Dependencia, Retiro o Terminación de Contrato, se debe realizar una semana antes de finalizar el trámite, siendo de obligatorio cumplimiento.
A continuación, se relacionan las orientaciones para el proceso de reporte, diligenciamiento y trámite de los formatos:
1. Solicitud de reportes a las dependencias responsables
Las unidades académicas y administrativas, deberán solicitar el estado de trámites pendientes de cada funcionario a las siguientes Dependencias:
- Gestión Financiera: guerram@pedagogica.edu.co
- Gestión de Servicios – Almacén e Inventarios: Bienes asignados
- Gestión de Información Bibliográfica:
adquisicionesbiblioteca@pedagogica.edu.co
- Gestión Documental: Trámites pendientes en el gestor documental.
archivogeneralupn@pedagogica.edu.co
- Con copia a la Subdirección de Personal:
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2. Comunicación de pendientes al funcionario
Una vez recibida la información, las dependencias deberán informar a cada uno de los Docentes y/o Funcionarios, los trámites o bienes pendientes por legalizar o entregar.
3. Diligenciamiento de formatos por parte del Docente y/o Funcionario
Los Docentes y/o Funcionarios deberán:
- Descargar y diligenciar el FOR-GSS-036 – Traslado de Dependencia, Retiro o Terminación de Contrato, cuando exista al menos un trámite pendiente o en caso de retiro, terminación o traslado.
- Diligenciar el FOR-GSS-012 – Acta de Entrega de Cargo (aplica para todos excepto docentes y contratistas). Archivar el formato internamente.
4. Validación y trámite de los formatos
- El jefe inmediato o supervisor deberá revisar y firmar los formatos correspondientes.
- Se deben remitir mediante memorando a las dependencias donde existan trámites pendientes, siguiendo lo establecido en el PRO-GSS-006.
- No se aceptan trámites individuales; todo proceso debe gestionarse a través de la dependencia responsable.
5. Envío de información a la Subdirección de Personal
La dependencia deberá:
- Enviar un memorando relacionando cada funcionario, dependencia, cédula y trámites pendientes.
- Anexar en un archivo ZIP los formatos FOR-GSS-036, nombrados como: Número de identificación – Nombre del funcionario.
- Conservar los FOR-GSS-012, como insumo para el informe de gestión de la dependencia.
Consideraciones finales:
- Solo se tramitarán los formatos que cuenten con los reportes en “paz y salvo” de las áreas correspondientes, de lo contrario serán devueltos.
- Para agilizar la gestión, se recomienda iniciar la solicitud de firmas y reportes con mínimo una semana de anticipación.
- Se adjunta el archivo magnético del formato FOR-GSS-036 para su correcto diligenciamiento y firma en las casillas correspondientes.
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