Cronograma de Transferencias Primarias 2026

El Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental – GDO, da a conocer el Cronograma de Transferencias Primarias para la vigencia 2026, aprobado en sesión del Comité de Archivo y Gestión Documental el 05/03/2026. Por lo anterior, tenga en cuenta que:

1. La transferencia documental es el proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual los documentos que han cumplido el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental – TRD, son trasladados del archivo de gestión al archivo central (transferencia primaria), garantizando así su adecuada organización, conservación y acceso, conforme a lo establecido en el artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de 2015.
2. El cronograma establecido también aplicará para la remisión del inventario documental del archivo de gestión de cada unidad y eliminación documental conforme a las TRD; los documentos de apoyo o facilitativos no deberán relacionarse en los inventarios documentales y su eliminación será responsabilidad de cada unidad académico-administrativa.
3. Cada unidad debe revisar y verificar el Informe de Seguimiento a la Gestión Documental entregado por el GDO, para priorizar las acciones reflejadas en el mismo respecto a inventarios de archivos de gestión, transferencias y eliminaciones.
4. Antes de iniciar el proceso, debe consultar la guía GUI-GDO-004 – Transferencia documental, luego diligenciar el FOR-GDO-010 – Formato Único de Inventario Documental, que puede consultar en el aplicativo Isolucion. 
5. Todas las carpetas a transferir o eliminar deben contener el formato FOR_GDO_015 Hoja de Control de Expedientes (físicos) o FOR_GDO_016 Índice electrónico (expedientes electrónicos), según corresponda, también ubicados en el aplicativo Isolucion
6. Las revisiones asignadas para los procesos de inventarios de archivos de gestión, transferencias y eliminaciones documentales tendrán programación de acuerdo con la solicitud de la unidad responsable, la capacidad operativa del GDO y el cronograma aprobado.

Así mismo, recordar que como servidores públicos, en atención al artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 – Código General Disciplinario, debemos: “custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. 

Obtenga información adicional en: archivogeneralupn@pedagogica.edu.co