Normatividad vigente para la legalización oportuna de los viáticos y gastos de viaje pagados por caja menor y/o Tesorería, y del suministro de pasajes aéreos

La Subdirección de Servicios Generales – Caja Menor, de conformidad con la normatividad vigente y algunos hallazgos formulados en la auditoria de Control Interno, relacionados con la legalización de viáticos, solicita a la comunidad universitaria el estricto cumplimiento de los tiempos establecidos para remitir mediante correo electrónico el formato “FOR-GSS-066-CUMPLIDO DE COMISIÓN PARA LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO Y ESTADÍA” y /o LA CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LOS ORGANIZADORES DEL EVENTO.

Los viáticos y gastos de viaje (transporte y gastos para la operación del vehículo) deben legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la salida de campo, comisión o actividad, remitiendo a la Oficina de Caja Menor el cumplido para viáticos, y para gastos de viaje, los pasabordos, facturas electrónicas con los requisitos de ley cuando aplique y el reintegro del dinero no ejecutado; cuando el pago se realice a través de Tesorería, la legalización deberá efectuarse en la Subdirección Financiera.

Para las salidas de campo, se solicita a los profesores remitir el informe respectivo al Departamento, una vez finalice la salida, con el fin de expedir el cumplido y remitirlo a  caja menor y/o Subdirección Financiera, a más tardar el quinto día hábil, una vez finalice la comisión y/o actividad, y realizar el registro de legalización en el Aplicativo Financiero, en este mismo día.