La Subdirección de Servicios Generales con el fin de garantizar el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor a nivel nacional, cupos y pasajes aéreos en tarifa económica, recuerda y solicita a la comunidad universitaria radicar en la Subdirección de Servicios Generales las comunicaciones oficiales debidamente diligenciados y avalados por el Ordenador del gasto, según sea el caso, dentro de los siguientes tiempos:
Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos a nivel nacional, se recomienda radicar con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación a su inicio.
Para el suministro de pasajes internacionales se recomienda radicar las solicitudes en la dependencia a que haya lugar, treinta (30) días hábiles de antelación al viaje, y/o una vez se tenga conocimiento de la actividad a realizar, con el fin de cumplir con los cronogramas establecidos para su autorización.
Para otras comisiones a nivel nacional con transporte terrestre, la comunicación oficial se debe radicar con un mínimo de siete (7) días hábiles en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su autorización; cuando se cuente con la firma respectiva, la misma comunicación debe ser radicada en la Subdirección de Servicios Generales con cinco (5) días hábiles antes del inicio de la misma.
Los formatos de liquidación de viáticos y gastos de viaje para los Señores conductores se deben radicar en la caja menor, debidamente diligenciados y firmados, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la comisión.
Los viáticos y gastos de viaje (transporte, gastos para la operación del vehículo) se deben legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la salida de campo, comisión o actividad, presentando en la Oficina de Caja Menor el cumplido para legalizar los viáticos, y para los gastos de viaje, los pasa bordos, facturas electrónicas con los requisitos de ley en caso de aplicar, el reintegro del dinero no ejecutado. Si el pago se hizo por Tesorería, se legaliza en la Subdirección Financiera.
Para las salidas de campo, se solicita a los profesores remitir el informe respectivo al Departamento, una vez finalice la salida, con el fin de expedir el cumplido y radicarlo en la caja menor y/o Subdirección Financiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la actividad.
Para que la Agencia expida los pasajes aéreos, se solita que las reservas sean confirmadas antes de las 3 de la tarde del día respectivo, con el fin de enviar el correo autorizando su trámite.
De conformidad con la Agencia, las siguientes son las tallas para las reservas y expedición de los pasajes aéreos, en las siguientes aerolíneas.
Por temas de Austeridad en el gasto, en lo posible, los pasajes se deben solicitar EN LA TALLA BASIC.
Antes de remitir las solicitudes para el trámite de pasajes aéreos, se recomienda confirmar el evento debido a que las tallas tienen restricciones, cualquier modificación, antes del viaje, implica pago de penalidad más diferencia de tarifa, si aplica.
Se solicita tener en cuenta la normatividad vigente, en especial:
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