¿Sabes cómo responder una PQRSFD anónima y cómo se responde cuando es competencia de dos o más dependencias?

• ¿Cómo se responden las PQRSFD anónimas?

Las PQRSFD anónimas se registran sin datos de contacto por lo que no es posible enviar respuesta directamente al peticionario (por ello es importante verificar si aplica la opción de anónima o es necesario registrar los datos personales), sin embargo, al radicar de manera anónima a través del formulario web, se asigna un código a la PQRSFD con el cual el peticionario puede consultar el estado de su solicitud en el ítem Consultar su PQRSFD. 

Los funcionarios encargados de la respuesta deben tener presente:

• Todas las comunicaciones deben responderse de forma clara, oportuna, congruente y de fondo, dentro de los tiempos legalmente establecidos según el tipo de petición, las solicitudes anónimas NO tienen excepción.
• Elaborar respuesta mediante el sistema de gestión documental creando un nuevo documento al radicado recibido, mediante la plantilla de salida – oficio con logo.
• Cuando la respuesta esté firmada y cuente con el 4° visto bueno, la dependencia debe remitir a la Secretaría General tanto el radicado de entrada como el oficio de salida a través del sistema de gestión documental, y la respuesta a la dirección de correo quejasyreclamos@pedagogica.edu.co para su revisión y archivo. 

• ¿Cómo se responde una PQRSFD cuando la respuesta sea competencia de dos o más dependencias?

El radicado de la PQRSFD se asignará a la dependencia que tenga más puntos por responder, ésta elaborará la respuesta en el sistema de gestión documental y la otra u otras dependencias deberán entregar el insumo para completar la respuesta según su competencia. Si lo consideran necesario, en cada punto pueden informar el nombre de la dependencia que da respuesta y el oficio pueden firmarlo todos los jefes que intervienen; de lo contrario firmará el jefe de la dependencia que elabora el oficio. Por lo anterior, es necesario mantener una comunicación efectiva entre dependencias para tomar las decisiones requeridas.  

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