Manejo de bienes (Inventario)

La Subdirección de Servicios Generales, (Almacén e Inventarios), se permite informar que de acuerdo con lo establecido en el Manual de Manejo de Bienes, actualizado mediante Resolución 0971 de 28 de septiembre de 2022, en el numeral 4.1 «Responsabilidad del Manejo de los Bienes», se establece: “Son responsables administrativa, disciplinaria y penalmente los servidores públicos que tengan un vínculo legal y reglamentario con la Universidad (docentes, personal administrativo y trabajadores oficiales) que administren, custodien, manejen, reciban suministros o usen elementos o bienes de propiedad de la Universidad Pedagógica Nacional o de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Universidad».

En consecuencia, al traslado de cargo o dependencia, el retiro de la entidad por cualquier motivo, o en situaciones de ausencia prolongada debe encontrarse a paz y salvo por este concepto como lo indica el procedimiento PRO-GSS-006 (Traslado de dependencias y retiro o terminación de contrato) y a su vez diligenciar el FOR-GSS-012 (Acta de entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión) y/o FOR-GSS-036  (Paz y salvo para docentes y trabajadores oficiales).

Igualmente, en el capítulo 3 «Inventarios» numeral 3.4 «Actualización de registros de bienes en los inventarios», establece » Con el formato FOR-GSS-004 (Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes), Salida de Almacén, totalmente legalizado se actualiza los inventarios individuales de cada uno de los cuentadantes. Los eventos por las cuales se modifican los inventarios individuales son:

3.4.1 Suministro (salida de almacén) de bienes devolutivos: cuando el supervisor de un contrato remite la documentación para pago a la Subdirección de Servicios Generales  (Almacén e Inventarios), ésta se encarga del ingreso (alta) y salida de Almacén, para lo cual si son bienes devolutivos se actualiza el inventario del cuentadante y se le asigna el número de placa del bien con la salida.

3.4.2 Reintegros de bienes devolutivos: El cuentadante diligencia el formato FOR-GSS-004 (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes), relacionando los elementos que van a ser reintegrados como se indica en el numeral 2.2.1.5. Reintegros Cuando el servidor público necesite reintegrar o devolver al Almacén bienes devolutivos que no requiera para su uso, debe diligenciar el formato FOR-GSS-004 (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes), y debe acompañarlo de un concepto técnico emitido por la dependencia especializada: * Equipos de cómputos por la Subdirección de Sistemas de Información; * Equipo de comunicación por la Subdirección de Recursos Educativos; * Libros y publicaciones por la Subdirección de Biblioteca, Documentación y Recursos Bibliográficos; * Equipos eléctricos por la Subdirección de Servicios Generales.

Los demás bienes no requieren concepto técnico. Este concepto y el formato se debe radicar por correo electrónico en PDF a la Subdirección de Servicios Generales  (Almacén e Inventarios).

El funcionario de Almacén e Inventarios al momento de recibir o retirar los bienes debe constatar la descripción, placa y demás datos que lo identifiquen; si al momento del retiro del bien este no es ubicado, se le informará al cuentadante y no será descargado de su inventario, por lo cual continuará bajo su responsabilidad.

De encontrar conforme el bien, se procederá a realizar el registro en el sistema financiero empleado por la Universidad y se informará al solicitante el resultado del bien.

3.4.3 Traslado de bienes devolutivos: bienes devolutivos en servicio, a cargo de un cuentadante (servidor público) que pueden ser traspasados a otro por necesidades del servicio o por traslado del cuentadante a otra dependencia.

Para el traslado de bienes devolutivos se debe diligenciar el formato FOR-GSS-004  (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes) y radicarlo por correo electrónico en PDF a la Subdirección de Servicios Generales  (Almacén e Inventarios) para así proceder a realizar el registro en el sistema financiero empleado por la Universidad; cuando el reporte del inventario supera la cantidad de ítem estipulado en el formato se puede adjuntar este reporte, indicando en la columna de descripción la cantidad de bienes, valor y numero de folios.

En caso de que los elementos o bienes relacionados en el traslado no concuerden con el cuentadante, no se aceptará el traslado y se le informará al cuentadante para su respectiva corrección.

Cuando un funcionario se traslada de dependencia, y requiere llevar consigo algún bien a la nueva dependencia, deberá diligenciar el formato FOR-GSS-004 (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes) relacionando los bienes y el centro de costo donde van a ser ubicados con visto bueno del jefe inmediato, para así proceder al cambio del centro de costo en el sistema financiero empleado por la Universidad.

En caso de que el funcionario se retire de la Universidad, debe entregar los bienes que tiene a cargo, diligenciando el formato FOR-GSS-004 (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes) al jefe inmediato o al que se designe.

3.4.4 Asignación de Bienes: El cuentadante solicita el bien a la Subdirección de Servicios Generales (SSG), (Almacén e Inventarios) y se realiza el respectivo trámite como se indica en el numeral 2.3.2. Reasignación de Bienes “Para la reasignación de bienes debe cursar previa solicitud mediante comunicación formal o por correo electrónico, indicando las características del bien a requerirse a la SSG – Almacén e Inventarios, se realiza la respectiva entrega mediante el formato FOR-GSS-004 (Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes) y posteriormente  se hace el registro en el en el sistema financiero empleado por la Universidad (tiempo máximo para atender la solicitud es de cinco (5) días hábiles)”.